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وصف الوظيفة
Nous recherchons une Assistante Exécutive dynamique et rigoureuse pour accompagner directement le CEO d’une entreprise internationale basée à São Paulo. Vous serez le pilier central de l’organisation quotidienne du dirigeant, garantissant une gestion fluide et proactive de son agenda, la planification de déplacements nationaux et internationaux, ainsi que la coordination de toutes les communications et documents confidentiels.
Vos principales missions incluront :
- Gestion complète de l’agenda du CEO (rendez‑vous, réunions, conférences, déplacements) avec anticipation des priorités et optimisation du temps.
- Organisation logistique des voyages (réservations de vols, hôtels, transports, visas) en veillant au respect des budgets et aux exigences de sécurité.
- Supervision des chauffeurs et coordination des déplacements locaux, assurant ponctualité et confort.
- Traitement de la correspondance (e‑mails, courriers, notes de service) et rédaction de comptes‑rendus, présentations PowerPoint et rapports Excel de haute qualité.
- Gestion des dépenses professionnelles, des cartes corporatives et du suivi budgétaire, incluant la préparation des notes de frais et la conformité aux procédures internes.
- Administration des documents sensibles (contrats, accords, dossiers stratégiques) en assurant leur confidentialité et leur archivage selon les normes de l’entreprise.
- Organisation d’événements internes (coffee‑breaks, petits séminaires, réunions d’équipes) et soutien logistique aux formations, conférences et séminaires externes auxquels le CEO participe.
- Interaction quotidienne avec des interlocuteurs variés : cadres internes, investisseurs, partenaires externes, cabinets de conseil et autorités publiques, nécessitant une communication claire, professionnelle et diplomatique.
Le poste requiert une grande autonomie, un sens aigu des priorités, ainsi qu’une capacité à évoluer dans un environnement exécutif exigeant et multiculturel. Vous devez être capable de prendre des initiatives, de résoudre rapidement les imprévus et de maintenir un haut niveau de discrétion.
Profil recherché :
- Diplôme en Administration, Secrétariat ou domaine équivalent.
- Anglais avancé (oral et écrit) indispensable ; la maîtrise du portugais est un atout.
- Minimum 5 ans d’expérience en assistance de direction auprès de cadres C‑level.
- Maîtrise du Pack Office (Excel, PowerPoint, Word) ainsi que des outils spécifiques Totvs et DocuSign.
- Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et de communication.
- Sens du service, discrétion absolue et capacité à travailler sous pression.
Nous offrons :
- Un package attractif incluant aide‑repas, aide‑mobilité, couverture médicale et dentaire, assurance vie, aide‑crèche.
- Un environnement de travail stimulant au cœur du quartier d’affaires Itaim Bibi, avec des opportunités de développement professionnel.
- Un poste en présentiel, favorisant les échanges directs avec la direction et les équipes.
Rejoignez une entreprise en pleine croissance où votre expertise contribuera directement à la performance du leadership exécutif.
