Assistente Executiva Bilíngue

Over de functie

Als assistente executiefunctie ben je de spil in de logistieke en hospitality processen van onze unit in Belo Horizonte. Je ondersteunt direct de partners, managers en aandeelhouders met een hoge mate van zelfstandigheid en professionaliteit.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren en optimaliseren van agenda’s van partners en managers, inclusief het voorkomen van conflicten.
• Ontvangen van klanten en partners, verzorgen van koffie, water en het klaarzetten van vergaderzalen.
• Controleren van audiovisuele apparatuur, notuleren en voorbereiden van documenten voor commissies.
• Organiseren van persoonlijke zaken van de partners, zoals medische afspraken en administratieve procedures.
• Boeken, wijzigen en annuleren van vliegreizen, hotelreserveringen en transportdiensten van hoog niveau.
• Afhandelen van zakelijke terugbetalingen en betalingen aan leveranciers en chauffeurs.
• Aankopen, voorraadbeheer en bestellingen van kantoor- en schoonmaakmaterialen.
• Coördineren van verzending en ontvangst van vertrouwelijke documenten en geschenken, inclusief archivering.
• Dagelijkse controle van schoonmaak, catering, groenvoorziening en onderhoud om een nette werkomgeving te garanderen.

Gewenst profiel

• Afgeronde opleiding in secretariële, administratieve, hotel- of internationale betrekkingen.
• Minimaal twee jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Flexibele beschikbaarheid en bereidheid om full‑time op locatie in Belo Horizonte te werken.
• Vloeiend Engels in woord en geschrift.
• Hoge mate van detailgerichtheid, proactief en stressbestendig.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende beheersing van agenda‑ en e‑mailmanagement.
• Ervaring met het organiseren van reizen en logistiek.
• Bekwaamheid in het voorbereiden van vergaderzalen en audiovisuele apparatuur.
• Discretie en vertrouwelijkheid bij het omgaan met persoonlijke en zakelijke informatie.