Secretário Executivo – São Paulo

Over de functie

Als Secretair(e) Executief ondersteun je de directie van een toonaangevend concessiebedrijf in São Paulo. Je bent verantwoordelijk voor een efficiënte organisatie van agenda’s, reizen en administratieve processen, waarbij je nauw samenwerkt met interne teams, leveranciers en externe klanten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren en coördineren van de agenda’s, vergaderingen en reizen van de directie.
• Voorbereiden van vergaderstukken, notuleren en opvolgen van besluiten.
• Fungeert als schakel tussen executives, medewerkers, klanten en leveranciers.
• Organiseren van bedrijfsreizen: boekingen van vluchten, hotels en logistiek.
• Documentbeheer: archiveren, digitaliseren en onderhouden van contracten en rapporten.
• Opstellen van rapportages, presentaties en diverse administratieve documenten.
• Waarborgen van vertrouwelijkheid van gevoelige bedrijfsinformatie.
• Ondersteunen bij de organisatie van workshops, trainingen en andere corporate events.
• Onderhandelen en monitoren van servicecontracten met leveranciers.
• Assisteren bij de analyse van KPI’s en kwaliteitsindicatoren.

Gewenst profiel

• Afgeronde hbo‑opleiding in Bedrijfskunde, Secretariële studies of een verwante richting.
• Aantoonbare ervaring met agenda‑ en reisbeheer op directieniveau, bij voorkeur in een middelgrote of grote organisatie.
• Uitstekende aandacht voor detail, analytisch vermogen en een proactieve werkhouding.
• Discretie, ethisch besef en naleving van compliance‑normen.
• Flexibiliteit, goede organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel van eigenaarschap.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Portugees; Engels op gemiddeld niveau is een pré.

Vereiste vaardigheden

• Uitgebreide kennis van Microsoft Outlook en Teams.
• Gevorderde vaardigheden in Microsoft Office, met name Excel en PowerPoint.
• Ervaring met document‑ en contractbeheer, inclusief digitalisatie.
• Bekendheid met reis‑ en boekingssystemen.

Wat wij bieden

• Een contract van negen maanden op basis van CLT.
• Salaris conform de markt, aangevuld met een bonus bij dienstverband, PLR, ziektekosten‑ en tandartsverzekering, levensverzekering, reiskostenvergoeding en een maaltijdvergoeding.
• Werk op een centrale locatie in de Faria Lima, São Paulo, 100 % on‑site.