Assistente de Diretoria – Suporte a Executivos

Sobre a vaga

Estamos em busca de um(a) Assistente de Diretoria para prestar suporte administrativo e executivo a seis diretores de uma multinacional. O profissional será responsável por garantir a organização das agendas, o cumprimento de prazos e a eficiência nas rotinas diárias.

Principais responsabilidades

• Gerenciar agendas, compromissos, reuniões e demandas dos diretores.
• Realizar lançamentos de solicitações de reembolso, acompanhar o fluxo de aprovação e prestar contas.
• Organizar viagens corporativas, incluindo emissão de passagens, reservas de hospedagem, locação de veículos, controle de documentos e vistos.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos internos e externos, recepção de visitantes, reservas de salas, hotéis e serviços de coffee‑break.
• Gerenciar processos administrativos de compras, pagamentos a fornecedores, contratos, ordens de serviço e notas fiscais, assegurando o cumprimento dos prazos.
• Controlar o fluxo de documentos para assinatura, garantindo o retorno dentro dos prazos estabelecidos.
• Prestar suporte ao consultor externo, organizando agenda, viagens, reuniões e processos de reembolso.

Perfil desejado

• Experiência mínima de 5 anos como Assistente de Diretoria ou em funções similares.
• Ensino Superior completo ou Técnico em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
• Inglês em nível de conversação.
• Conhecimento intermediário no Pacote Office.
• Vivência com rotinas administrativas, atendimento a executivos e gestão de múltiplas prioridades.

Competências requeridas

• Organização e planejamento.
• Proatividade e senso de urgência.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Discrição e confidencialidade.
• Capacidade de negociação e relacionamento interpessoal.
• Atenção aos detalhes e foco em resultados.
• Flexibilidade para lidar com diferentes demandas e prioridades.