Assistente Executiva / Pessoal (presencial)

Over de functie

Wij zoeken een georganiseerde, proactieve en discrete assistente executive/persoonlijk om direct en strategisch ondersteuning te bieden aan twee partners van ons kantoor. De functie combineert zakelijke en persoonlijke taken en vereist een uitstekende prioriteringsvaardigheid.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's, afspraken en vergaderingen van beide partners.
• Organiseren van fysieke en virtuele vergaderingen, inclusief reservering van zalen, technische voorzieningen en catering.
• Plannen en coördineren van nationale en internationale zakenreizen: itineraires, aankoop van tickets, hotelreserveringen en expense reporting.
• Fungeert als aanspreekpunt tussen interne afdelingen, klanten en externe leveranciers.
• Ondersteunen van persoonlijke routines: afspraken, restaurantreserveringen, tickets, etc.
• Coördineren van persoonlijke diensten: onderhoud, renovaties, schoonmaak en andere leveranciers.
• Assisteren bij het beheer van belangrijke documenten, deadlines en de organisatie van persoonlijke en familiale evenementen.

Gewenst profiel

• Afgeronde hbo-opleiding in Executive Secretariaten of een verwante richting.
• Eerdere ervaring als assistente of secretaris executive met complexe taken.
• Volledige beschikbaarheid voor een on‑site functie.
• Discretie, uitstekende communicatieve vaardigheden en een hoge mate van flexibiliteit.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende beheersing van Microsoft Office, met name Outlook, Excel en Word.
• Aantoonbare ervaring met het beheer van reizen en gelijktijdige agenda’s.