Coordenador(a) de Operações de Escritório e Suporte Executivo

Sobre a vaga

O(a) Coordenador(a) de Operações de Escritório & Suporte Executivo atuará no apoio direto à liderança executiva da Rare e na garantia do bom funcionamento das rotinas organizacionais. A posição é híbrida, combinando atividades de suporte administrativo de alto nível com a coordenação operacional entre diferentes áreas.

Principais responsabilidades

• Planejar e reservar viagens executivas, incluindo itinerários, passagens, hospedagem e seguros, conforme políticas internas.
• Processar despesas, gerir reembolsos, conciliar gastos e coordenar com Finanças para validação.
• Coletar dados, preparar resumos e acompanhar decisões executivas.
• Servir como ponto de contato principal para comunicações internas e externas de alta prioridade.
• Garantir o funcionamento eficiente do escritório, monitorando fluxos de trabalho e assegurando conformidade com requisitos de doadores e regulamentações.
• Gerir documentos, arquivamento e uso de ferramentas digitais como DocuSign e plataformas compartilhadas.
• Organizar inventário de ativos, mobiliário, equipamentos de TI e acesso a sistemas.
• Coordenar fornecedores, processos de frota e atividades de instalações quando necessário.
• Redigir e distribuir comunicados internos, boletins e organizar reuniões, workshops e eventos.
• Dar suporte administrativo a programas internos, estágios e bolsas de estudo.

Perfil desejado

• Capacidade de exercer julgamento independente nas áreas de suporte executivo e operações de escritório.
• Experiência prévia em suporte a executivos e coordenação de rotinas administrativas.
• Boa comunicação interna e externa, com atenção a detalhes e prazos.
• Conhecimento de políticas de conformidade e controle interno.

Competências requeridas

• Domínio de ferramentas digitais como DocuSign e plataformas de colaboração.
• Habilidade na gestão de documentos e processos de arquivamento.
• Familiaridade com processos de viagem corporativa e gestão de despesas.