Secretária Executiva

Responsável por prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à alta liderança da empresa, assegurando agilidade, confidencialidade e eficiência nas rotinas executivas. Responsável por gerenciar agendas, organizar compromissos e documentos, facilitar atendimentos e direcionar de comunicações internas e externas, além de apoiar a logística de reuniões, viagens e eventos corporativos.Responsabilidades e atribuiçõesGestão de Agenda:Organizar e gerenciar as agendas dos diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos.Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa/diretor. Comunicação:Atuar como ponto de contato principal entre os diretores e públicos internas/externas.Gerenciar correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário.Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos.Preparação de Documentos:Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos.Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo.Organização de Viagens:Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas.Gestão de Documentação:Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes.Controlar documentos confidenciais e sensíveis com o devido cuidado e segurança.Recepção e Atendimento:Recepcionar visitantes, proporcionando um atendimento acolhedor, cordial e profissional.Atender e direcionar consultas e solicitações de forma eficiente e assertiva.Gestão de Despesas e suporte: Controle de despesas, prestação de contas e reembolsos relacionados à diretoria. Gestão de materiais, infraestrutura e suporte administrativo da diretoria.Assessoria e confidencialidade:Lidar com informações sensíveis com a máxima discrição e sigilo. Prestar suporte às demandas administrativas e executivas da diretoria, incluindo atividades corporativas e assuntos particulares relacionados às necessidades dos executivos.Realizar atividades externas à empresa, tais como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos, fornecedores e demais instituições necessárias ao atendimento das demandas da diretoria.Conduzir veículo da empresa, quando necessário, para execução de atividades externas, acompanhamento de compromissos, transporte de documentos e atendimento às necessidades dos executivos.Requisitos e qualificaçõesFormação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins. Desejáveis cursos de aperfeiçoamento em Secretariado Executivo e/ou rotinas administrativas executivas. Competências Técnicas: Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança. Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos. Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental). CNH: categoria B Competências comportamentais: comunicação verbal e escrita, com capacidade de interlocução com diferentes níveis hierárquicos. Alto grau de organização, disciplina e atenção aos detalhes. Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas. Postura discreta, ética e sigilosa no tratamento de informações sensíveis. Proatividade, senso de prioridade e forte orientação para soluções. Boa adaptabilidade e postura profissional alinhada ao ambiente executivo.Idioma: desejável espanhol e inglês. Informações adicionais Show more Show less