Secretária Executiva

Over de functie

Wij zoeken een zeer georganiseerde, proactieve en communicatief vaardige Secretária Executiva die de directie en senior executives ondersteunt met administratieve en strategische taken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren en organiseren van agenda's van executives, inclusief afspraken, vergaderingen en evenementen.
• Plannen en coördineren van nationale en internationale reizen, inclusief boekingen, accommodatie, transport en reisroutes.
• Voorbereiden van vergaderingen: materialen, vergaderruimtes, apparatuur, notuleren.
• Filteren en doorsturen van telefoongesprekken, e‑mails en correspondentie, zorgen voor prioritering.
• Opstellen, reviseren en formatteren van vertrouwelijke documenten, presentaties, rapporten en mededelingen.
• Beheren van fysieke en digitale archieven met aandacht voor vertrouwelijkheid en toegankelijkheid.
• Ondersteunen bij organisatie van bedrijfs‑evenementen, workshops en trainingen.
• Controleren van uitgaven en verantwoording afleggen voor executives.
• Beheren van kantoorbenodigdheden en aanvragen van onderhoudsdiensten.
• Ontvangen en begeleiden van klanten, partners en bezoekers, zorgen voor een professioneel ontvangst.

Gewenst profiel

• Afgeronde hbo‑opleiding in Executive Secretarial, Administratie of een verwante richting.
• Aantoonbare ervaring als Secretária Executiva of Directieassistent.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Portugees.
• Vloeiend Engels (lezen, schrijven, spreken).
• Sterke organisatorische, plannings‑ en tijdmanagementvaardigheden.
• Proactief, discreet en stressbestendig met een sterk gevoel voor urgentie.
• Post‑academische opleiding of specialisatie in het vakgebied (pré).
• Kennis van een tweede taal, bijvoorbeeld Spaans (pré).
• Ervaring met ERP‑ of CRM‑systemen (pré).
• Bekendheid met samenwerkingstools zoals Microsoft Teams of Google Workspace (pré).
• Ervaring in grote of multinationale organisaties (pré).

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• ERP/CRM‑systemen (bijv. SAP, Salesforce)
• Samenwerkingstools (Microsoft Teams, Google Workspace)